Para emitir facturas electrónicas a partir de las reservas en Cloudbeds su hotel deberá tener una cuenta en Factura Profesional.

Si no está registrado en Factura Profesional contrate un plan profesional o empresarial desde nuestro sitio web www.facturaprofesional.com completando el formulario de registro y la configuración de su empresa.

Para llevar a cabo la conexión entre ambos sistemas deberá contar con un plan profesional o empresarial y tener contratado el servicio adicional llamado “Cloudbeds”, el cual encontrará y podrá contratar accediendo desde el menú del sistema a Configuración > Plan y adicionales.

Puede iniciar el proceso de conexión sin haber contratado el servicio adicional, pero no podrá acceder a las características para consultar las reservas en Cloudbeds desde Factura Profesional.

Teniendo en cuenta lo antes indicado, usted puede iniciar la conexión entre los sistemas desde el Marketplace de Cloudbeds o desde el apartado de conexiones en el servicio adicional de Factura Profesional.

Iniciar desde el Marketplace de Cloudbeds  Ver video.

1. Busque Factura Profesional en el Marketplace de Cloudbeds e inicie el proceso de conexión mediante la opción “Instalar aplicación”.
2. Será enviado a Factura Profesional para iniciar sesión y seleccionar la empresa con la cual desea realizar la conexión con Cloudbeds.
3. Será enviado nuevamente a Cloudbeds para aceptar los permisos requeridos.
4. Finalmente será devuelto a Factura Profesional para completar el proceso de conexión.

Iniciar desde Factura Profesional

1. Desde el menú principal de Factura profesional ingrese a configuración > plan y adicionales y busque el servicio adicional llamado “Cloudbeds”.
2. Lleve a cabo la contratación del servicio adicional y seguidamente ingrese a la pestaña “Conexiones” y haga clic en el botón “Conectar con Cloudbeds”.
3. Será redirigido al inicio de sesión en Cloudbeds, en donde deberá ingresar con la cuenta o propiedad que desea conectar con su empresa en Factura Profesional.
4. Una vez que inicie sesión se presentaran los permisos requeridos que deberá aceptar para poder continuar.
5. Finalmente será devuelto a Factura Profesional para completar el proceso de conexión.

En caso de ser requerido, usted podrá finalizar sus conexiones desde Cloudbeds siguiendo las indicaciones en el siguiente enlace Marketplace - How to disconnect an app from Cloudbeds PMS – Cloudbeds o desde Factura Profesional desde el servicio adicional en el apartado “Conexiones” mediante la opción “Cerrar sesión” presente por cada una de sus conexiones. Esto eliminará el token o código utilizado para la renovación de la conexión.

Antes de utilizar la integración, es necesario que vaya a la pestaña “Configuración” del servicio adicional, y establezca la configuración de los parámetros requeridos, el primero “Tipo de código” del articulo / servicio a utilizar para relacionar los productos de cloudbeds mediante el código con el catálogo en Factura Profesional, y el segundo “Servicio de hospedaje” para utilizarse como detalle de “Hospedaje” en la facturación de la reserva.  Ver video.

Una vez completados todos los pasos anteriores, desde el menú principal de Factura Profesional acceda a Ventas (Facturar) > Cloudbeds, desde donde podrá consultar las reservas en Cloudbeds utilizando los filtros disponibles.

Al obtener resultados, puede iniciar el proceso de facturación de una reserva haciendo clic en el número de esta, esto mostrará los datos obtenidos desde Cloudbeds que al hacer clic en el botón "Facturar", serán cargados en el proceso de venta en Factura Profesional. De esta forma usted ahorra tiempo y evita errores al ingresar manualmente toda la información, manteniendo la posibilidad de poder realizar cualquier ajuste necesario antes de procesar la venta.

Factura Profesional realiza algunas acciones de forma automática.

1. Asociación de tipos de identificación: Para relacionar huéspedes con clientes registrados en Factura Profesional, todos aquellos huéspedes cuyo país sea Costa Rica y que su tipo de identificación o numeración coincidan con los siguientes criterios serán reconocidos y preseleccionados para la facturación de la reserva.
   • El tipo de identificación del huésped en Cloudbeds es “Tarjeta de identificación” y la numeración corresponde a una cédula física, se relaciona en Factura Profesional con clientes con tipo de identificación cédula física.
   • El tipo de identificación del huésped en Cloudbeds es “Tarjeta de identificación” y la numeración corresponde a una cédula jurídica, se relaciona en Factura Profesional con clientes con tipo de identificación cédula jurídica.
   • El tipo de identificación del huésped en Cloudbeds es “Permiso de residencia” y la numeración corresponde a un DIMEX, se relaciona en Factura Profesional con clientes con tipo de identificación DIMEX.
2. Facturación del hospedaje: Con base a la información del hospedaje presente en la reserva, el sistema consolida el cobro de este rubro y lo representa en un único detalle de la factura, cuyo precio unitario, corresponde al valor promedio por noche.