Preguntas Frecuentes

PREGUNTAS FRECUENTES DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA EN COSTA RICA

MIS PRIMEROS PASOS CON FACTURA PROFESIONAL

Cómo hacer una Factura - FacturaProfesional.com

Venta Programada
(Versión 4.3 para IVA)

Factura de Compra
(Versión 4.3 para IVA)

Agregar e importar artículos y servicios

Creación e Importación de Clientes

Factura Electrónica para ASADAS
FacturaProfesional.com

Recepción de Documentos
FacturaProfesional.com

Documentos de Contingencia
FacturaProfesional.com

¿Cómo configurar mis artículos/servicio con Impuestos?

En los siguientes TABS podrá encontrar la información de las (FAQ’s) Preguntas Frecuentes de Factura Electrónica para Costa Rica.

Facturaprofesional.com es el software en la nube para empresas y profesionales que brinda una solución llave en mano (lista para ser utilizada), que no requiere instalación o compra de equipo y accesible desde cualquier dispositivo, solo con conexión a Internet y un navegador de última generación, permitiendo con un sistema de facturación en línea.En caso de ser una empresa con su propio sistema de facturación o un ERP (Enterprise Resource Planning), pueden realizar una integración con nuestro sistema, mediante una conexión  al API de www.ComprobantesElectronicosCR.com
La DGT (Dirección General de Tributación) que forma parte del Ministerio de Hacienda de Costa Rica bajo la resolución inicial DGT-R-048-2016, solicitó a los contribuyentes que cuando se realizara el hecho generador (actividad que da razón a la actividad económica, es decir, es el acaecimiento que da origen a la obligación tributaria) en lugar de entregar un documento en papel o enviarlo en formato MS-Excel, MS-Word, imagen o PDF por un medio electrónico cómo existía era la Factura Digital.  Ahora se deba de emitir bajo un lineamiento preestablecido para la Emisión de Comprobantes Electrónicos y el documento se envíe en un formato XML a la Dirección General de Tributación en el momento y se le dé al cliente una copia en papel, si así este lo desea o bien se le envíe vía un medio electrónico los documentos XML y PDF que es la información de la Factura y un documento XML que es la acuse de recibo de Hacienda.Si es un obligado tributario que va a hacer uso de este comprobante como gasto e ingresos, deberá realizar la aceptación / rechazo del documento recibido, mediante otro proceso ante la DGT (Dirección General de Tributación) y así pueda realizar el proceso de Recepción de Comprobantes Electrónicos.
Si, mediante las resoluciones DGT-R-048-2016 y DGT-R-012-2018 emitidas por la Dirección General de Tributación del Ministerio de Hacienda y aplica para todo Obligado Tributario tanto persona física, jurídica, dimex o nite.  Es importante aclarar que si el Obligado Tribuatario tienen una o varias actividades económicas registradas, y si cualquiera de las actividades está en el siguiente calendario, requiere empezar a utilizar factura electrónica desde la fecha indicada, pero también puede iniciar antes de la misma solamente informando a la DGT de Hacienda (información de cómo hacerlo en la otra pregunta de esta misma página). Ver calendarioEl 20 de Marzo del 2018, bajo la DGT-R-012-2018, donde se indica que los demás Obligados Tributarios que no estaban incluidos en la anterior resolución, van a tener obligación según la terminación de la identificación:
  • Terminadas en 1, 2 y 3 están obligados al 1 de Septiembre 2018
  • Terminadas en 4, 5 y 6 están obligados al 1 de Octubre 2018
  • Terminadas en 0, 7, 8 y 9 están obligados al 1 de Noviembre 2018
Excepciones. Están ex entos de emitir comprobantes electrónicos por sus características especiales, los contribuyentes acogidos al “Régimen de Tributación Simplificada” según lo dispuesto en a Ley del Impuesto sobre la Renta y en la Ley del Impuesto General sobre las Ventas, así como las siguientes entidades:
  • Caja Costarricense del Seguro Social
  • Universidades estatales
  • Consejo Nacional de Vialidad
  • Corte Suprema de Justicia
  • Banco Central de Costa Rica
  • Junta de Protección Social
  • Tribunal Supremo de Elecciones
  • Entidades financieras
  • Instituto Nacional de Aprendizaje
  • Asociaciones solidaristas
  • Consejo Nacional de Producción
  • Ministerios del Poder Ejecutivo de la República
  • Consejo Nacional de Producción
  • Asamblea Legislativa
Así mismo hoy en día el sector Agropecuario tiene un régimen especial (REA - Régimen Especial Agropecuario).
Si, las fechas fueron establecidas en las resoluciones DGT-R-13-2017 y la DGT-R-012-2018 y hoy es Obligatorio para personas Físicas, Jurídicas, Dimex y Nite que estén registrados ante la Administración Tributaria.
El régimen Simplificado, se base en las compras, por lo que deben de realizar declaraciones de compras y es solo para algunas actividades.Estas son las actvidaes económicas que puede tener un Régimen Simplificado Tributario, sim embargo se debe contar no solo con la actividad si no con las condiciones del negocio.
  • a) Bares, cantinas, tabernas o establecimientos similares;
  • b) Comerciantes minoristas;
  • c) Estudios fotográficos;
  • d) Fabricación artesanal de calzado;
  • e) Fabricación de muebles y sus accesorios;
  • f) Fabricación de objetos de barro, loza, cerámica y porcelana;
  • g) Fabricación de productos metálicos estructurales;
  • h) Floristerías;
  • i) Panaderías;
  • j) Restaurantes, cafés, sodas y otros establecimientos de venta de comidas, bebidas o ambas.
  • k) Pescadores Artesanales en Pequeña Escala.
  • l) Pescadores Artesanales Medios.
  • m) Transporte terrestre remunerado de personas, mediante la modalidad de taxi.
Se debe también tener en cuenta que tiene limitaciones para los negocios anteriormente indicados, como:
  1. No pueden efectuar compras anuales que sean mayores a 150 salarios base, lo cual equivale a casi ¢60 millones.
  2.  Si se trata de pescadores, para acogerse a este régimen, las compras de combustible no pueden superar los ¢3,5 millones.
  3. Sus activos fijos no pueden tener un valor superior a 350 salarios base, lo cual equivale a casi ¢150 millones.
  4. La cantidad máxima de empleados que puede tener el negocio –sin contar al contribuyente- son cinco personas.
  5. No puede ser una franquicia
  6. No puede tener sucursales
  7. Otras limitaciones que hay que analizar según cada actividad. Por ejemplo: en el menú de un bar, alguna bebida alcohólica tiene un valor superior al 1% del salario base (¢3.994), el negocio ya no puede formar parte del régimen de tributación simplificada.
Referencia: 25514-HPodrían emitir Factura Electrónica solo cuando el cliente se la solicita, ayudando a que el cliente no deba realizar una Factura de Compra Electrónica, que es un paso adicional que el cliente podría realizar cuando realiza la compra al régimen simplificado.

El Régimen Especial Agropecuario o REA por sus siglas, incluye a toda persona física, jurídica, dimex que lleve a cabo actividades agropecuarias, podrán ingresar al Régimen Especial Agropecuario (REA) del Impuesto sobre el Valor Agregado (IVA). 

Entendiéndose la actividad agropecuaria como el cultivo de la tierra, el agua, de ambientes protegidos o de tecnología hidropónica u organopónica, lo cual incluye la producción de alimentos vegetales, producción pecuaria, avícola, pesca, acuicultura, picultura, flores, plantas, follajes y forestal, orientadas al mercado. Incluye, además, actividades relacionadas con la producción de materiales de siembra, como almácigos, injertos, propagación clonal, entre otros.

Características:

1-     Es de acceso y retiro voluntario

2-     Facilita el cumplimiento de los deberes formales y materiales del obligado tributario

Se excluyen del este régimen especial:

-Pesca deportiva y turística comercial.

-Los viveros de venta directa al consumidor final.

En el caso de la Factura Electrónica el contribuyente que venda o preste el servicio no esté obligado a la emisión de comprobantes electrónicos, o bien sea un contribuyente inscrito en el régimen especial agropecuario. Sin embargo el cliente que le compra deberá realizar una Factura de Compra Eletrónica, por lo que es más fácil para el cliente si el obligado tributario inscrito en el REA realiza la factura electrónica, pero en caso contrario si deberá brindar una factura en papel con los datos del mismo firmada a mano o con la huella como comprobante de pago. Adicionalmente para la recepción de documentos si es necesario que realicen la aceptación de documentos para registrarlos como gastos.

  • Disminución de los costos de operación (disminución de papeleo, imprenta, bodegaje y despacho de facturas)
  • Al disminuir la impresión de documentos se contribuye con la protección del medio ambiente
  • Agilidad en el proceso de trámite y gestión de cobro
  • Reportes en tiempo real de Facturas Vencidas, Movimientos de Pago, Generación de la D-151 por códigos, Reporte de Ventas, y como el software se actualiza en línea, las mejoras sugeridas por nuestros clientes serán de beneficio de todos sin costo alguna para los clientes
  • Borradores de declaraciones del IVA D-104, Renta D-101, Proveedores D-151 y Alquiler D-125
  • Disminución de tiempo en procesos administrativos
  • Aumenta la productividad para las empresas
  • Al implementar la facturación electrónica, se asegura la eficacia y seguridad en el intercambio de información

Si, para que sus Facturas Electrónicas tengan válidez fiscal, usted como Obligado Tributario debe informar a la Administración Tributaria que va a utilizar dicho método. 

Para esto lo puede hacer mediante el sitio de ATV (Administración Tributaria Virtu@l),  una vez validado su usuario y seleccionado su perfil, deberá ir a “Registro Único Tributario” (antes D-140), dar clic en “Declaraciones del Registro Único Tributario”.   Seleccione el formulario “Declaración de Modificación de Datos en el Registro Único Tributario” y dar clic en el botón “Llenar formulario”, complete los datos con * y en el punto “XII. Método de Facturación” seleccione la opción “Factura Electrónica (Emisor-Receptor Electrónico)” de clic en la casilla de “He leido y aceptado las condiciones establecidas en la resolución vigente de factura electrónica y de clic en el botón de ACEPTAR y al finalizar de clic en el botón de VALIDAR.

  1. Ingresar al ATV (sistema de Administración Tributaria Virtu@l) del Ministerio de Hacienda
  2. En Registro Único Tributario (antiguo formulario D-140), modificar Datos en el Registro Único Tributari
  3. En Comprobantes Electrónicos –> Llave Criptográfica de Producción,  generar la llave criptográfica en produc. (Ver guía de como obtener esta información, dentro del sistema de FacturaProfesional.com, en Configuración –> Factura Electrónica –> Certificado)
  4. En Comprobantes Electrónicos –> Llave Criptográfica de Producción, generar nueva contraseña produc. (Ver guía de como obtener esta información, dentro del sistema de FacturaProfesional.com, en Configuración –> Factura Electrónica –> Parámetros)
  5. Con la información anterior, se debe colocar los mismos en el sistema de FacturaProfesional.com

Algunos de los elementos con que debe contar una factura electrónica según el Ministerio de Hacienda se describen a continuación:

  • Identificación del Obligado Tributario
  • El nombre del tipo de documento: “Factura Electrónica”, “Nota de Crédito Electrónica” y “Nota de Débito Electrónica.”
  • Numeración consecutiva
  • Fecha de emisión de la transacción
  • Condiciones de la venta (crédito, contado, apartado, en consignación, arrendamiento con opción de compra o cualquier otra condición que se consigne en la factura)
  • Estar redactados en español y entregar el documento electrónico al comprador, asimismo debe almacenarse en soporte electrónico indeleble
  • Detalle de la mercancía o servicio prestado: cantidad enviada, precio unitario, unidad de medida, código de producto, descripción del producto o del servicio y monto de la operación expresada en moneda nacional
  • Descuentos concedidos, con la indicación de su naturaleza y montos
  • Subtotal y valor total de la factura en moneda nacional
  • Toda factura electrónica debe ser firmada digitalmente por la firma digital del BCCR o bien por la firma digital de Hacienda, la cual se obtiene del ATV de Hacienda
Pero no se preocupe, todo esto está programado en el sistema de Factura Profesional y usted solo debe agregar la información como si se tratara de un formulario.

No, con el sistema de FacturaProfesional.com no requiere instalar ningún software adicional y puede utilizarlo desde cualquier computador, tableta o teléfono inteligente y sin importar el sistema operativo, solamente requiere del navegador de Internet y conexión a Internet

En FacturaProfesional.com ofrecemos 3 planes diferentes.  Contamos con un primer plan “pago por uso” que permite adquirir 35 documentos, con una vigencia de 1 año (los utilice o al año expiran, lo primero que aplique).  Y con nuestros dos planes sin límite de documentos (facturas, notas de crédito o débito, aceptación, rechazo, factura de compra, factura de exportación, entre otros), se diferencian por características, como: cantidad de usuarios, logo en la factura, banner en la factura o integración con sistema de terceros.  Ver información completa de los planes en: https://www.facturaprofesional.com/planes-tarifas/

La numeración de las comprobantes electrónicos "facturas electrónicas" por disposición de Tributación Directa debe iniciarse en un formato específico que se definió en la regulación DGT-R-48-2016 y DGT-R-033-2019

 

Sin embargo el sistema de Factura Profesional lleva el control de forma automática la numeración y la clave numérica que es de 50 dígitos y es la que identifica el documento antes

Los documentos electrónicos emitidos y recibidos  se deben de almacenar hasta por un periodo de 5 años para la mayoría de obligados tributarios y sólo los que la ley les exija deben de hacerlo por 10 años.

En el caso de la plataforma de Factura Profesional se brinda por 5 años y si el cliente lo desea tener por más años debe hacernos saber y deberá pagar el adicional de almacenamiento. Como FacturaProfesional.com es un servicio de Cyberfuel, se cuenta con facilidades propias de Nube, que es el lugar donde se colocan los equipos y servidores de almacenamiento. El sitio principal está ubicado en nuestro Data Center en FORUM y cuenta con diferentes certificaciones como DCOS, Veam, VMware Cloud Verified y ANSI/TIA-942-B que es forma parte de ISO, nos ayudan a que tener los mejores estándares de continuidad de servicio, operación, mantimiento, así como plan de cotingencia y recuperación de desastre en caso de tener un evento en el sitio principal.

En resoluciones anteriores, si se debía inscribir ante la DGT si era Proveedor, Emisor y/o Receptor de Facturación Electrónica.  En el 2009 nos inscribimos y a nivel del sistema de Tribunet, estabamos en la cuarta posición de las primeras 10 empresas que nos inscribimos en aquel momento. 

A partir de la resolución del 2016, la DGT decidió no certificar o aprobar a los proveedores o soluciones, si no que se basan en que la respuesta del comprobante de confirmación recibido por la DGT no devuelve ningún error es que el sistema está funcionando correctamente.

En el 2017 la organización GS1 Costa Rica, que es una organización no gubernamental que se dedica a realizar estándares y auditorías de procesos con el fin de ayudar a las empresas a mejorar sus procesos y que estén de acuerdo a la ley, en pro de los procesos de comunicación a nivel mundial y los que han realizado el estándar de empresas y productos mediante el código de barras. Ofrece un proceso de auditoría externo con el fin de poder dar seguridad que los procedimientos solicitados en la Resoluciones de Hacienda sean realizados de la forma correcta, brindándole seguridad a la empresa y los usuarios que la usan que aunque sean aceptados los documentos en Hacienda, se estén realizando de la manera correcta y cuenten con procedimientos de funcionamiento, resguardo y auditoría.

Cyberfuel quien es el dueño del servicio de Factura Profesional, a finales del 2017 nos agremiamos a GS1 Costa Rica y a también formamos parte del comité Nacional de Factura Electrónica (que agremia a las empresas proveedoras de Factura Electrónica). 

Abril 2018 se obtuvo el Sello de Garantía de Factura Electrónica por parte de GS1 para la resolución DGT-R-48-2016.

Agosto 2019 se obtuvo el Sello de Garantía de Factura Electrónica por parte de GS1 para la resolución DGT-R-033-2019.

Y es importante mencionar que Cyberfuel también cuenta sus propias facilidades de Nube, por medio del Centro de Datos que está certificado para un nivel Rated 3 Construido y en Operación que ofrece una disponibilidad superior al 99.982%.  Certificación oficial de ANSI/TIA-942 del 2017, que recientemente el Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos (CFIA) indicó en el reglamento publicado en la Gaceta del 1 de Febrero del 2018, la utilización de la normativa TIA-942 como norma para la construcción de un centro de datos.  En la cual la normativa TIA-942 dejó de utilizar la terminación Tier, cuando publicó una de sus actualización en Marzo, e indica que ahora se llama Rate o Rated,  la calificación del nivel de disponibilidad de brinda el centro de datos.

Puede descargar el software de AnyDesk en la opción de “Clientes de Acceso Remoto” seleccionando su sistema operativo de nuestro sitio https://www.facturaprofesional.com/soporte-remoto/
Puede realizar la consulta directamente a la DGT del Ministerio de Hacienda, en el siguiente enlace

Hay varias opciones que usted puede utilizar, pero antes debe de ingresar a la Configuración -> Recepción de Documentos de FacturaProfesional.com para activar y obtener el buzón virtual.

Una vez que tenga la cuenta rde***********s***@facturaprofesional.com, usted puede:

1) Cada vez que le ingresa un documento (ejemplo: factura) de un proveedor al buzón de correo electrónico que usted utiliza, puede de su mismo correo electrónico reenviarla al buzón virtual de FacturaProfesional.

2) Si utiliza Thunderbird lo puede hacer utilizando la siguiente configuración:

 

3) Si utiliza Outlook lo puede hacer utilizando la siguiente configuración:

 

4) Ahora si su empresa tiene su propio dominio y hospedaje web, puede solicitar al personal técnico que cree una cuenta (ejemplo: factura@sudominio.com) y la misma le haga una regla de redireccionamiento (forward) a al buzón virtual brindado en la Configuración -> Recepción de Documentos de FacturaProfesional.com.

Si no dispone de un Hospedaje WEB con su propio dominio y quiere obtener uno, puede contactar al 2204-9494 o al correo ventas@cyberfuel.com

Cómo el sistema de FacturaProfesional.com es un sistema en la nube y solo requiere de un navegador (ejemplo: FireFox, Chrome, Safari, entre otros) y una conexión a Internet, la impresora si le permite imprimir desde el navegador a la misma, podrá ser utilizada.  FacturaProfesional.com cuenta con un DEMO en el cual usted puede realizar la prueba de la impresora antes de adquirir el sistema.Impresora para tamaño de papel de Carta (8.5 x 11.0 pulgadas o 216 x 279 mm):
  • La mayoría de impresoras son compatibles.
Impresoras para tamaño de papel de Rollo (de 58 a 80 mm):
  • EPSON TM-U220 (impresora de matriz de puntos y de red)
  • EPSON TM-T20II-067 (impresora térmica y de red)
  • EPSON TM-P20 (impresora térmica e inalámbrica “para dispositivos móviles”).  * Requiere de un software de terceros para su impresión de tamaño correcto.  (Android-PlayStore: Printer Share) y (Android-PlayStore: Printer+)

Operativo

En caso de que usted sea un Obligado Tributario que va a utilizar como comprobante de gastos, usted deberá solicitar una Factura Electrónica con los datos del Obligado Tributario que aceptará el documento (No Tiquete Electrónico) y deberá la aceptación del documento XML enviado por su proveedor. Para esto nuestro sistema cuenta con la opción de “Recepción de Documentos”, que le permite cargar el XML que le enviaron, poderlo mostrar y dar la aceptación (parcial o completa) o bien rechazo del mismo.

Según el Artículo 23 del Reglamento de Comprobantes Electrónicos, en caso de que el sistema para la emisión de comprobantes electrónicos no pueda ser utilizado por situaciones de caso fortuito o fuerza mayor fuera del control del emisor, se debe hacer uso del proceso de Contingencia, el cual consiste en comprobantes pre-impresos emitidos por una imprenta debidamente autorizada por la Dirección General de Tributación o por sistemas computarizados que cumplan con la normativa que regula este tipo de comprobantes.

Estos comprobantes utilizados como medida de contingencia deberán de contener la misma información requerida para la generación del comprobante electrónico. Además, deben contar con la leyenda “comprobante provisional”, en caracteres no inferiores a 3 mm de alto en la parte superior del mismo y en la parte inferior debe de indicar “Este comprobante no puede ser utilizado para fines tributarios, por lo cual no se permitirá su uso para respaldo de créditos o gastos”.

Una vez superada la contingencia, a más tardar dentro del plazo de dos días hábiles el emisor-receptor electrónico, debe emitir y enviar a esta Dirección los respectivos comprobantes electrónicos, en los cuales se debe hacer referencia al comprobante provisional.

Los descuentos son un monto que se aplicará al artículo o servicio.  Los impuestos serán sobre el monto que estaría el artículo o servicio con el descuento.
Según la ley 4946, se crea el “Derecho de Propina a trabajadores de Restaurantes”, misma que establece el derecho de al 10% de servicio a favor de los trabajadores de restaurantes, bares y establecimientos análogos, cuando realicen el servicio de mesa.Para la resolución DGT-R-033-2019, se debe de utilizar en la factura la opción de Otros Cargos y en esta opción indicar “Impuesto de servicio 10%”.  Y este monto al estar en Otros Cargos forma parte del total de la factura, pero no forma a ser parte de los ingresos.
En caso de adelantos de capital de trabajo, según consulta realizada a la DGT, se debe de emitir una factura como adelanto del artículo/servicio que obtendrá a futuro.