Si, los Obligados Tributarios pueden ser personas físicas o jurídicas que estén registrados ante la Administración Tributaria.

No, cuando se envía un documento en formato MS-Excel, MS-Word, imagen o PDF, es una factura digital.  Para ser una factura electrónica, se debe de generar un archivo con formato XML, el cual debe ser validado y  firmado digitalmente por el contribuyente y enviarlo a la D.G.T de Hacienda para su respectiva validación y confirmación del mismo mediante un comprobante de recibido, cumpliendo con lo establecido en la resolución DGT-R-48-2016

Si, mediante la DGT-R-51-2016 emitida por la Dirección General de Tributación del Ministerio de Hacienda, todo Obligado Tributario tanto persona física o jurídica a utilizarla.  Es importante aclarar que si el Obligado Tribuatario tienen una o varias actividades económicas registradas, y si cualquiera de las actividades está en el siguiente calendario, requiere empezar a utilizar factura electrónica desde la fecha indicada, pero también puede iniciar antes de la misma solamente informando a la DGT de Hacienda (información de cómo hacerlo en la otra pregunta de esta misma página). Ver calendario

El 20 de Marzo del 2018, bajo la DGT-R-012-2018, donde se indica que los demás Obligados Tributarios que no estaban incluidos en el calendario de la DGT-R-51-2016, van a tener obligación según la terminación de la identificación:

  • Terminadas en 1, 2 y 3 están obligados al 1 de Septiembre 2018
  • Terminadas en 4, 5 y 6 están obligados al 1 de Octubre 2018
  • Terminadas en 0, 7, 8 y 9 están obligados al 1 de Noviembre 2018

Excepciones. Están ex entos de emitir comprobantes electrónicos por sus características especiales, los contribuyentes acogidos al “Régimen de Tributación Simplificada” según lo dispuesto en a Ley del Impuesto sobre la Renta y en la Ley del Impuesto General sobre las Ventas, así como las siguientes entidades:

  • Caja Costarricense del Seguro Social
  • Universidades estatales
  • Consejo Nacional de Vialidad
  • Corte Suprema de Justicia
  • Banco Central de Costa Rica
  • Junta de Protección Social
  • Tribunal Supremo de Elecciones
  • Entidades financieras
  • Instituto Nacional de Aprendizaje
  • Asociaciones solidaristas
  • Consejo Nacional de Producción
  • Ministerios del Poder Ejecutivo de la República
  • Consejo Nacional de Producción
  • Asamblea Legislativa

Estas son las actvidaes económicas que puede tener un Régimen Simplificado Tributario, sim embargo se debe contar no solo con la actividad si no con las condiciones del negocio.

a) Bares, cantinas, tabernas o establecimientos similares;

b) Comerciantes minoristas;

c) Estudios fotográficos;

d) Fabricación artesanal de calzado;

e) Fabricación de muebles y sus accesorios;

f) Fabricación de objetos de barro, loza, cerámica y porcelana;

g) Fabricación de productos metálicos estructurales;

h) Floristerías;

i) Panaderías;

j) Restaurantes, cafés, sodas y otros establecimientos de venta de comidas, bebidas o ambas.

k) Pescadores Artesanales en Pequeña Escala.

l) Pescadores Artesanales Medios.

m) Transporte terrestre remunerado de personas, mediante la modalidad de taxi.

 

Se debe también tener en cuenta que tiene limitaciones para los negocios anteriormente indicados, como:

1) No pueden efectuar compras anuales que sean mayores a 150 salarios base, lo cual equivale a casi ¢60 millones.

2) Si se trata de pescadores, para acogerse a este régimen, las compras de combustible no pueden superar los ¢3,5 millones.

3) Sus activos fijos no pueden tener un valor superior a 350 salarios base, lo cual equivale a casi ¢150 millones.

4) La cantidad máxima de empleados que puede tener el negocio –sin contar al contribuyente- son cinco personas.

5) No puede ser una franquicia

6) No puede tener sucursales

7) Otras limitaciones que hay que analizar según cada actividad. Por ejemplo: en el menú de un bar, alguna bebida alcohólica tiene un valor superior al 1% del salario base (¢3.994), el negocio ya no puede formar parte del régimen de tributación simplificada.

 

Referencia: 25514-H

Nota importante: es la única excepción para empresas privadas que NO ESTÁN OBLIGADOS a emitir Factura Electrónica.

Si, para que sus Facturas Electrónicas tengan válidez fiscal, usted como Obligado Tributario debe informar a la Administración Tributaria que va a utilizar dicho método.  Para esto lo puede hacer mediante el sitio de ATV (Administración Tributaria Virtu@l),  una vez validado su usuario y seleccionado su perfil, deberá ir a “Registro Único Tributario” (antes D-140), dar clic en “Declaraciones del Registro Único Tributario”.   Seleccione el formulario “Declaración de Modificación de Datos en el Registro Único Tributario” y dar clic en el botón “Llenar formulario”, complete los datos con * y en el punto “XII. Método de Facturación” seleccione la opción “Factura Electrónica (Emisor-Receptor Electrónico)” de clic en la casilla de “He leido y aceptado las condiciones establecidas en la resolución vigente de factura electrónica” (Resolución DGT-R-48-2016 Comprobantes Electrónicos) y de clic en el botón de ACEPTAR y al finalizar de clic en el botón de VALIDAR.

 

XII. Método de Facturación

1.Ingresar al ATV (sistema de Administración Tributaria Virtu@l) del Ministerio de Hacienda

1.1.En Registro Único Tributario (antiguo formulario D-140), modificar Datos en el Registro Único Tributario

1.2.En Comprobantes Electrónicos –> Llave Criptográfica de Producción,  generar la llave criptográfica en produc. (Ver guía de como obtener esta información, dentro del sistema de FacturaProfesional.com, en Configuración –> Factura Electrónica –> Certificado)

1.3.En Comprobantes Electrónicos –> Llave Criptográfica de Producción, generar nueva contraseña produc. (Ver guía de como obtener esta información, dentro del sistema de FacturaProfesional.com, en Configuración –> Factura Electrónica –> Parámetros)

2.Con la información anterior, se debe colocar los mismos en el sistema de FacturaProfesional.com

Algunos de los elementos con que debe contar una factura electrónica según el Ministerio de Hacienda se describen a continuación:

  • Identificación del Obligado Tributario.
  • El nombre del tipo de documento: “Factura Electrónica”, “Nota de Crédito Electrónica” y “Nota de Débito Electrónica.”
  • Numeración consecutiva.
  • Fecha de emisión de la transacción.
  • Condiciones de la venta (crédito, contado, apartado, en consignación, arrendamiento con opción de compra o cualquier otra condición que se consigne en la factura).
  • Estar redactados en español y entregar el documento electrónico al comprador, asimismo debe almacenarse en soporte electrónico indeleble.
  • Detalle de la mercancía o servicio prestado: cantidad enviada, precio unitario, unidad de medida, código de producto, descripción del producto o del servicio y monto de la operación expresada en moneda nacional.
  • Descuentos concedidos, con la indicación de su naturaleza y montos.
  • Subtotal y valor total de la factura en moneda nacional.
  • Toda factura electrónica debe ser firmada digitalmente por la firma digital del BCCR o bien por la firma digital de Hacienda, la cual se obtiene del ATV de Hacienda.

Pero no se preocupe, todo esto está programado en el sistema y usted solo debe agregar la información como si se tratara de un formulario.

No, con el sistema de FacturaProfesional.com no requiere instalar ningún software adicional y puede utilizarlo desde cualquier computador, tableta o teléfono inteligente y sin importar el sistema operativo, solamente requiere del navegador de Internet y conexión a Internet

  • Disminución de los costos de operación (disminución de papeleo, imprenta, bodegaje y despacho de facturas).
  • Al disminuir la impresión de documentos se contribuye con la protección del medio ambiente.
  • Agilidad en el proceso de trámite y gestión de cobro.
  • Reportes en tiempo real de Facturas Vencidas, Movimientos de Pago, Generación de la D-151 por códigos, Reporte de Ventas, y como el software se actualiza en línea, las mejoras sugeridas por nuestros clientes serán de beneficio de todos sin costo alguna para los clientes.
  • Disminución de tiempo en procesos administrativos.
  • Aumenta la productividad para las empresas.
  • Al implementar la facturación electrónica, se asegura la eficacia y seguridad en el intercambio de información.

Facturaprofesional.com es una solución de software en la Nube (sin adquirir hardware o software adicional: sólo requiere de un navegador y conexión a Internet) y permite contar con un sistema de facturación en línea para profesionales o empresas de servicios o con inventario reducido.

En caso de ser una empresa con su propio sistema de facturación o un ERP (Enterprise Resource Planning), pueden realizar una integración con nuestro sistema, mediante una conexión  al API de www.ComprobantesElectronicosCR.com

En FacturaProfesional.com ofrecemos 3 planes diferentes.  Contamos con un primer plan “pago por uso” que permite adquirir 35 documentos, con una vigencia de 1 año (los utilice o al año expiran, lo primero que aplique).  Y con nuestros dos planes sin límite de documentos (facturas, notas de crédito o débito), se diferencian por características, como: cantidad de usuarios, logo en la factura, banner en la factura o integración con sistema de terceros.  Ver información completa de los planes en: https://www.facturaprofesional.com/planes-tarifas/

La numeración de las facturas electrónicas por disposición de Tributación Directa debe iniciarse en un formato específico que se definió en la regulación DGT-R-48-2016

Si el cliente no cuenta con los medios necesarios para recibir la factura electrónica (Receptor No Electrónico), debe de imprimirla para entregarla físicamente, sin embargo esto no excluye que deba que el Obligado Tributario haga la entrega del formato XML a la D.G.T., que este proceso lo hace de forma automática el sistema de FacturaProfesional.com

La Factura Electrónica una vez emitida deben ser almacenadas en servidores ubicados en un Data Center en FORUM único con en Centroamérica con una certficación ANSI/TIA-942-B en cuanto a estándares de continuidad de servicio, redundancia y seguridad, brindándole altos estándares de calidad y seguridad para almacenamiento y continuidad del servicio.

La ley obliga a todos los Obligados Tributarios a conservar las Facturas Electrónicas por un periodo mínimo de 5 años en el formato original (XML), conforme a lo establecido en el artículo 109 del Código Tributario, excepto para los casos indicados en el segundo párrafo del artículo 51 del citado Código, que establece un plazo de diez años.  En ese caso debe despreocuparse porque nuestro sistema se encarga de ese almacenamiento en nuestros servidores seguros.  Sin embargo usted tiene la posibilidad de almacenar todas las facturas en PDF y XML generados en su propio computador o unidad de almacenamiento.

En caso de que usted sea un Obligado Tributario que va a utilizar como comprobante de gastos, usted deberá dar la aceptación del documento XML enviado por su proveedor.   Para esto nuestro sistema cuenta con la opción de “Recepción de Documentos”, que le permite cargar el XML que le enviaron, poderlo mostrar y dar la aceptación (parcial o completa) o bien rechazo del mismo.

Según el Artículo 15 de la resolución, en caso de que el sistema para la emisión de comprobantes electrónicos no pueda ser utilizado por situaciones de caso fortuito o fuerza mayor fuera del control del emisor, se debe hacer uso de comprobantes pre-impresos emitidos por una imprenta debidamente autorizada por la Dirección General de Tributación o por sistemas computarizados que cumplan con la normativa que regula este tipo de comprobantes.

Estos comprobantes utilizados como medida de contingencia deberán de contener la misma información requerida para la generación del comprobante electrónico. Además, deben contar con la leyenda “comprobante provisional”, en caracteres no inferiores a 3 mm de alto en la parte superior del mismo y en la parte inferior debe de indicar “Este comprobante no puede ser utilizado para fines tributarios, por lo cual no se permitirá su uso para respaldo de créditos o gastos”.

Una vez superada la contingencia, a más tardar dentro del plazo de dos días hábiles el emisor-receptor electrónico, debe emitir y enviar a esta Dirección los respectivos comprobantes electrónicos, en los cuales se debe hacer referencia al comprobante provisional.

En resoluciones anteriores, si se debía inscribir ante la DGT si era Proveedor, Emisor y/o Receptor de Facturación Electrónica.  En el 2009 nos inscribimos y a nivel del sistema de Tribunet, estabamos en la cuarta posición de las primeras 10 empresas que nos inscribimos en aquel momento.  Sin embargo el enlace lo inactivó la DGT.

A partir de la resolución del 2016, la DGT decidió no certificar o aprobar a los proveedores o soluciones, si no que se basan en que la respuesta del comprobante de confirmación recibido por la DGT no devuelve ningún error es que el sistema está funcionando correctamente.

Así mismo Cyberfuel al ser miembro del GS1 Costa Rica, está realizando una certificación con GS1 para contar con un respaldo adicional de que el sistema está funcionando correctamente.

Y es importante mencionar que la información del servicio se almacena en el único Centro de Datos de Centroamérica que está certificado para un nivel Rated 3 Construido y en Operación que ofrece una disponibilidad superior al 99.982%.  Certificación oficial de ANSI/TIA-942 del 2017, que recientemente el Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos (CFIA) indicó en el reglamento publicado en la Gaceta del 1 de Febrero del 2018, la utilización de la normativa TIA-942 como norma para la construcción de un centro de datos.  En la cual la normativa TIA-942 dejó de utilizar la terminación Tier, cuando publicó una de sus actualización en Marzo, e indica que ahora se llama Rate o Rated,  la calificación del nivel de disponibilidad de brinda el centro de datos.

Los descuentos son un monto que se aplicará al artículo o servicio.  Los impuestos serán sobre el monto que estaría el artículo o servicio con el descuento.

En caso de regalías, la DGT indica que se debe de pagar el impuesto completo por el monto del artículo.

En caso de adelantos de capital de trabajo, según consulta realizada a la DGT, se debe de emitir una factura como adelanto del artículo/servicio que obtendrá a futuro.

Puede descargar el software de AnyDesk en la opción de “Clientes de Acceso Remoto” seleccionando su sistema operativo de nuestro sitio https://www.cyberfuel.com/herramientas#soporte-remoto