PREGUNTAS FRECUENTES DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
EN COSTA RICA

MIS PRIMEROS PASOS CON FACTURA PROFESIONAL

Configuración de Códigos CABYS

Actualización de Llave Criptográfica:

Creación de Clientes:

Ver más videos

Creación de Orden
de Venta Promocional:

Tutorial de Orden
de Venta:

Tutorial de Orden
de Venta:

Activación de
Almacenamiento Adicional:

Configuración de Venta
Programada:

Factura Electrónica
para ASADAS

Creación de Artículos/Servicios:

Creación de Facturas:

Creación de Factura de Compra:

¿Qué es Factura Profesional.com?

Facturaprofesional.com es el software en la nube para empresas y profesionales que brinda una solución lista para ser utilizada, no requiere instalación o compra de equipo, con accesibilidad desde cualquier dispositivo, solo con conexión a Internet y un navegador de última generación, permitiendo un sistema de facturación en línea. En caso de ser una empresa con su propio sistema de facturación o un ERP (Enterprise Resource Planning), pueden realizar una integración con nuestro sistema, mediante una conexión al API de www.ComprobantesElectronicosCR.com

¿Qué es Factura Electrónica en Costa Rica?

La DGT (Dirección General de Tributación) que forma parte del Ministerio de Hacienda de Costa Rica bajo la resolución inicial DGT-R-048-2016, solicitó a los contribuyentes que cuando se realizara el hecho generador (actividad que da razón a la actividad económica, es decir, es el acaecimiento que da origen a la obligación tributaria) en lugar de entregar un documento en papel o enviarlo en formato MS-Excel, MS-Word, imagen o PDF por un medio electrónico cómo existía era la Factura Digital. Ahora se debe de emitir bajo un lineamiento preestablecido para la Emisión de Comprobantes Electrónicos y el documento se envía en un formato XML a la Dirección General de Tributación en el momento y se le da al cliente una copia en papel, si así este lo desea o bien se le envía por un medio electrónico los documentos XML y PDF que es la información de la Factura y un documento XML que es la acuse de recibo de Hacienda. Si es un obligado tributario que va a hacer uso de este comprobante como gasto e ingresos, deberá realizar la aceptación / rechazo del documento recibido, mediante otro proceso ante la DGT (Dirección General de Tributación) y así pueda realizar el proceso de Recepción de Comprobantes Electrónicos.

¿Es obligatorio el uso de Factura Electrónica en Costa Rica?

Si, mediante las resoluciones DGT-R-048-2016 y DGT-R-012-2018 emitidas por la Dirección General de Tributación del Ministerio de Hacienda y aplica para todo Obligado Tributario tanto persona física, jurídica, dimex o nite. Es importante aclarar que si el Obligado Tribuatario tienen una o varias actividades económicas registradas, requiere empezar a utilizar factura electrónica desde la fecha indicada, pero también puede iniciar antes de la misma solamente informando a la DGT de Hacienda. El 20 de Marzo del 2018, bajo la DGT-R-012-2018, donde se indica que los demás Obligados Tributarios que no estaban incluidos en la anterior resolución, van a tener obligación según la terminación de la identificación:

  • Terminadas en 1, 2 y 3 están obligados al 1 de Septiembre 2018
  • Terminadas en 4, 5 y 6 están obligados al 1 de Octubre 2018
  • Terminadas en 0, 7, 8 y 9 están obligados al 1 de Noviembre 2018
Excepciones. Están exentos de emitir comprobantes electrónicos por sus características especiales, los contribuyentes acogidos al “Régimen de Tributación Simplificada” según lo dispuesto en la Ley del Impuesto sobre la Renta y en la Ley del Impuesto General sobre las Ventas, así como las siguientes entidades:
  • Caja Costarricense del Seguro Social
  • Universidades estatales
  • Consejo Nacional de Vialidad
  • Corte Suprema de Justicia
  • Banco Central de Costa Rica
  • Junta de Protección Social
  • Tribunal Supremo de Elecciones
  • Entidades financieras
  • Instituto Nacional de Aprendizaje
  • Asociaciones solidaristas
  • Consejo Nacional de Producción
  • Ministerios del Poder Ejecutivo de la República
  • Consejo Nacional de Producción
  • Asamblea Legislativa
Así mismo hoy en día el sector Agropecuario tiene un régimen especial (REA - Régimen Especial Agropecuario).

¿Puede un profesional independiente o empresa que tributa, usar el método de Facturación Electrónica?

Si, las fechas fueron establecidas en las resoluciones DGT-R-13-2017 y la DGT-R-012-2018 y hoy es Obligatorio para personas Físicas, Jurídicas, Dimex y Nite que estén registrados ante la Administración Tributaria.

¿Qué es Régimen Simplificado Tributario de Costa Rica?

El régimen Simplificado, se base en las compras, por lo que deben de realizar declaraciones de compras y es solo para algunas actividades. Estas son las actividades económicas que puede tener un Régimen Simplificado Tributario, sin embargo se debe contar no solo con la actividad si no con las condiciones del negocio.

  • a) Bares, cantinas, tabernas o establecimientos similares;
  • b) Comerciantes minoristas;
  • c) Estudios fotográficos;
  • d) Fabricación artesanal de calzado;
  • e) Fabricación de muebles y sus accesorios;
  • f) Fabricación de objetos de barro, loza, cerámica y porcelana;
  • g) Fabricación de productos metálicos estructurales;
  • h) Floristerías;
  • i) Panaderías;
  • j) Restaurantes, cafés, sodas y otros establecimientos de venta de comidas, bebidas o ambas.
  • k) Pescadores Artesanales en Pequeña Escala.
  • l) Pescadores Artesanales Medios.
  • m) Transporte terrestre remunerado de personas, mediante la modalidad de taxi.
Se debe también tener en cuenta que tiene limitaciones para los negocios anteriormente indicados, como:
  1. No pueden efectuar compras anuales que sean mayores a 150 salarios base, lo cual equivale a casi ¢60 millones.
  2.  Si se trata de pescadores, para acogerse a este régimen, las compras de combustible no pueden superar los ¢3,5 millones.
  3. Sus activos fijos no pueden tener un valor superior a 350 salarios base, lo cual equivale a casi ¢150 millones.
  4. La cantidad máxima de empleados que puede tener el negocio –sin contar al contribuyente- son cinco personas.
  5. No puede ser una franquicia
  6. No puede tener sucursales
  7. Otras limitaciones que hay que analizar según cada actividad. Por ejemplo: en el menú de un bar, alguna bebida alcohólica tiene un valor superior al 1% del salario base (¢3.994), el negocio ya no puede formar parte del régimen de tributación simplificada.
Referencia: 25514-H Podrían emitir Factura Electrónica solo cuando el cliente se la solicita, ayudando a que el cliente no deba realizar una Factura de Compra Electrónica, que es un paso adicional que el cliente podría realizar cuando realiza la compra al régimen simplificado.

¿Qué es REA (Régimen Especial Agropecuario)?

El Régimen Especial Agropecuario o REA por sus siglas, incluye a toda persona física, jurídica, dimex que lleve a cabo actividades agropecuarias, podrán ingresar al Régimen Especial Agropecuario (REA) del Impuesto sobre el Valor Agregado (IVA). 

Entendiéndose la actividad agropecuaria como el cultivo de la tierra, el agua, de ambientes protegidos o de tecnología hidropónica u organopónica, lo cual incluye la producción de alimentos vegetales, producción pecuaria, avícola, pesca, acuicultura, picultura, flores, plantas, follajes y forestal, orientadas al mercado. Incluye, además, actividades relacionadas con la producción de materiales de siembra, como almácigos, injertos, propagación clonal, entre otros.

Características:

1-     Es de acceso y retiro voluntario

2-     Facilita el cumplimiento de los deberes formales y materiales del obligado tributario

Se excluyen del este régimen especial:

-Pesca deportiva y turística comercial.

-Los viveros de venta directa al consumidor final.

En el caso de la Factura Electrónica el contribuyente que venda o preste el servicio no esté obligado a la emisión de comprobantes electrónicos, o bien sea un contribuyente inscrito en el régimen especial agropecuario. Sin embargo el cliente que le compra deberá realizar una Factura de Compra Eletrónica, por lo que es más fácil para el cliente si el obligado tributario inscrito en el REA realiza la factura electrónica, pero en caso contrario si deberá brindar una factura en papel con los datos del mismo firmada a mano o con la huella como comprobante de pago. Adicionalmente para la recepción de documentos si es necesario que realicen la aceptación de documentos para registrarlos como gastos.

¿Cuáles son los beneficios de la Factura Electrónica?

  • Disminución de los costos de operación (disminución de papeleo, imprenta, bodegaje y despacho de facturas)
  • Al disminuir la impresión de documentos se contribuye con la protección del medio ambiente
  • Agilidad en el proceso de trámite y gestión de cobro
  • Reportes en tiempo real de Facturas Vencidas, Movimientos de Pago, Generación de la D-151 por códigos, Reporte de Ventas, y como el software se actualiza en línea, las mejoras sugeridas por nuestros clientes serán de beneficio de todos sin costo alguna para los clientes
  • Borradores de declaraciones del IVA D-104, Renta D-101, Proveedores D-151 y Alquiler D-125
  • Disminución de tiempo en procesos administrativos
  • Aumenta la productividad para las empresas
  • Al implementar la facturación electrónica, se asegura la eficacia y seguridad en el intercambio de información

¿Debo informar a tributación directa que voy a utilizar un sistema de facturación electrónica?

Si, para que sus Facturas Electrónicas tengan válidez fiscal, usted como Obligado Tributario debe informar a la Administración Tributaria que va a utilizar dicho método. Para esto lo puede hacer mediante el sitio de ATV (sistema de Administración Tributaria Virtu@l), una vez validado su usuario y seleccionado su perfil, deberá ir a “Registro Único Tributario” (antes D-140), dar clic en “Declaraciones del Registro Único Tributario”. Seleccione el formulario “Declaración de Modificación de Datos en el Registro Único Tributario” y dar clic en el botón “Llenar formulario”, complete los datos con * y en el punto “XII. Método de Facturación” seleccione la opción “Factura Electrónica (Emisor-Receptor Electrónico)” de clic en la casilla de “He leido y aceptado las condiciones establecidas en la resolución vigente de factura electrónica y de clic en el botón de ACEPTAR y al finalizar de clic en el botón de VALIDAR.

¿Qué necesito para comenzar a Facturar Electrónicamente?

  1. Ingresar al ATV (sistema de Administración Tributaria Virtu@l) del Ministerio de Hacienda
  2. En Registro Único Tributario (antiguo formulario D-140), modificar Datos en el Registro Único Tributario
  3. En Comprobantes Electrónicos –> Llave Criptográfica de Producción,  generar la llave criptográfica en produc. (Ver guía de como obtener esta información, dentro del sistema de FacturaProfesional.com, en Configuración –> Factura Electrónica –> Certificado)
  4. En Comprobantes Electrónicos –> Llave Criptográfica de Producción, generar nueva contraseña produc. (Ver guía de como obtener esta información, dentro del sistema de FacturaProfesional.com, en Configuración –> Factura Electrónica –> Parámetros)
  5. Con la información anterior, se debe colocar los mismos en el sistema de FacturaProfesional.com

¿Cuáles son los requisitos que debe cumplir una Factura Electrónica?

  • Identificación del Obligado Tributario
  • El nombre del tipo de documento: “Factura Electrónica”, “Nota de Crédito Electrónica” y “Nota de Débito Electrónica.”
  • Numeración consecutiva
  • Fecha de emisión de la transacción
  • Condiciones de la venta (crédito, contado, apartado, en consignación, arrendamiento con opción de compra o cualquier otra condición que se consigne en la factura)
  • Estar redactados en español y entregar el documento electrónico al comprador, asimismo debe almacenarse en soporte electrónico indeleble
  • Detalle de la mercancía o servicio prestado: cantidad enviada, precio unitario, unidad de medida, código de producto, descripción del producto o del servicio y monto de la operación expresada en moneda nacional
  • Descuentos concedidos, con la indicación de su naturaleza y montos
  • Subtotal y valor total de la factura en moneda nacional
  • Toda factura electrónica debe ser firmada digitalmente por la firma digital del BCCR o bien por la firma digital de Hacienda, la cual se obtiene del ATV de Hacienda

¿Requiero instalar software adicional para utilizar la Factura Electrónica?

No, con el sistema de FacturaProfesional.com no requiere instalar ningún software adicional y puede utilizarlo desde cualquier computador, tableta o teléfono inteligente , sin importar el sistema operativo, solamente requiere del navegador de Internet y conexión a Internet

¿Cuál es el costo del uso del Software?

En FacturaProfesional.com ofrecemos 3 planes diferentes. Contamos con un primer plan “pago por uso” que permite adquirir 35 documentos, con una vigencia de 1 año. Y con nuestros dos planes sin límite de documentos (facturas, notas de crédito o débito, aceptación, rechazo, factura de compra, factura de exportación, entre otros). Ver información completa de los planes en Planes y Tárifas

¿Cómo debe ser la numeración de las facturas electrónicas?

La numeración de las comprobantes electrónicos "facturas electrónicas" por disposición de Tributación Directa debe iniciarse en un formato específico que se definió en la regulación DGT-R-48-2016 y DGT-R-033-2019

Sin embargo el sistema de Factura Profesional lleva el control de forma automática la numeración y la clave numérica que es de 50 dígitos y es la que identifica el documento antes

¿Por cuánto es el tiempo y dónde se almacenan las facturas electrónicas?

Los documentos electrónicos emitidos y recibidos se deben de almacenar hasta por un periodo de 5 años para la mayoría de obligados tributarios y sólo los que la ley les exija deben de hacerlo por 10 años. En el caso de la plataforma de Factura Profesional se brinda por 5 años y si el cliente lo desea tener por más años debe hacernos saber y deberá pagar el adicional de almacenamiento. Como FacturaProfesional.com es un servicio de Cyberfuel, se cuenta con facilidades propias de Nube, que es el lugar donde se colocan los equipos y servidores de almacenamiento. El sitio principal está ubicado en nuestro Data Center en FORUM y cuenta con diferentes certificaciones como DCOS, Veam, VMware Cloud Verified y ANSI/TIA-942-B que es forma parte de ISO, nos ayudan a tener los mejores estándares de continuidad de servicio, operación, mantimiento, así como plan de cotingencia y recuperación de desastre en caso de tener un evento en el sitio principal.

¿El sistema está certificado por algún ente rector?

Cyberfuel quien es el dueño del servicio de Factura Profesional, está certificada en las versiones 4.2 y 4.3 desde el año 2018, nos agremiamos a GS1 Costa Rica y a también formamos parte del comité Nacional de Factura Electrónica (que agremia a las empresas proveedoras de Factura Electrónica).

¿Dónde puedo descargar el software de asistencia para Soporte Remoto?

Puede descargar el software de AnyDesk en la opción de “Clientes de Acceso Remoto” seleccionando su sistema operativo de nuestro sitio https://www.facturaprofesional.com/soporte-remoto/

¿Cómo sé la actividad económica que tiene un Obligado Tributario?

Puede realizar la consulta directamente a la DGT del Ministerio de Hacienda, ver información aquí

¿Cómo configuro la opción de Recepción Automática por Correo Electrónico?
¿Qué tipo de impresora puedo utilizar en FacturaProfesional.com?

Cómo el sistema de FacturaProfesional.com es un sistema en la nube y solo requiere de un navegador (ejemplo: FireFox, Chrome, Safari, entre otros) y una conexión a Internet, la impresora si le permite imprimir desde el navegador a la misma, podrá ser utilizada.  FacturaProfesional.com cuenta con un DEMO en el cual usted puede realizar la prueba de la impresora antes de adquirir el sistema. Impresora para tamaño de papel de Carta (8.5 x 11.0 pulgadas o 216 x 279 mm):

  • La mayoría de impresoras son compatibles.
Impresoras para tamaño de papel de Rollo (de 58 a 80 mm):
  • EPSON TM-U220 (impresora de matriz de puntos y de red)
  • EPSON TM-T20II-067 (impresora térmica y de red)
  • EPSON TM-P20 (impresora térmica e inalámbrica “para dispositivos móviles”).  * Requiere de un software de terceros para su impresión de tamaño correcto.  (Android-PlayStore: Printer Share) y (Android-PlayStore: Printer+)

¿Como cliente, debo de aceptar la factura electrónica?

En caso de que usted sea un Obligado Tributario que va a utilizar como comprobante de gastos, usted deberá solicitar una Factura Electrónica con los datos del Obligado Tributario que aceptará el documento (No Tiquete Electrónico) y deberá aceptar el documento XML enviado por su proveedor. Para esto nuestro sistema cuenta con la opción de “Recepción de Documentos”, que le permite cargar el XML que le enviaron, poderlo mostrar y dar la aceptación (parcial o completa) o bien rechazo del mismo.

¿Cuál es el procedimiento definido por Hacienda, en caso de tener alguna falla en el sistema de facturación electrónica?

Según el Artículo 23 del Reglamento de Comprobantes Electrónicos, en caso de que el sistema para la emisión de comprobantes electrónicos no pueda ser utilizado por situaciones de caso fortuito o fuerza mayor fuera del control del emisor, se debe hacer uso del proceso de Contingencia, el cual consiste en comprobantes pre-impresos emitidos por una imprenta debidamente autorizada por la Dirección General de Tributación o por sistemas computarizados que cumplan con la normativa que regula este tipo de comprobantes.

Estos comprobantes utilizados como medida de contingencia deberán de contener la misma información requerida para la generación del comprobante electrónico. Además, deben contar con la leyenda “comprobante provisional”, en caracteres no inferiores a 3 mm de alto en la parte superior del mismo y en la parte inferior debe de indicar “Este comprobante no puede ser utilizado para fines tributarios, por lo cual no se permitirá su uso para respaldo de créditos o gastos”.

Una vez superada la contingencia, a más tardar dentro del plazo de dos días hábiles el emisor-receptor electrónico, debe emitir y enviar a esta Dirección los respectivos comprobantes electrónicos, en los cuales se debe hacer referencia al comprobante provisional.

¿Cómo se aplican los descuentos?

Los descuentos son el monto que se aplicará al artículo o servicio. Los impuestos serán sobre el monto.

¿Cómo se debe de incluir el 10% de la propina de saloneros en un restaurante, bar o establecimiento similar?

Según la ley 4946, se crea el “Derecho de Propina a trabajadores de Restaurantes”, misma que establece el derecho de al 10% de servicio a favor de los trabajadores de restaurantes, bares y establecimientos análogos, cuando realicen el servicio de mesa. Para la resolución DGT-R-033-2019, se debe de utilizar en la factura la opción de Otros Cargos y en esta opción indicar “Impuesto de servicio 10%”. Y este monto al estar en Otros Cargos forma parte del total de la factura, pero no forma parte de los ingresos.

¿En el caso de una empresa de construcción, que pasa con los adelantos que se realizan, como capital de trabajo?

En caso de adelantos de capital de trabajo, según consulta realizada a la DGT, se debe de emitir una factura como adelanto del artículo/servicio que obtendrá.